Tietosuoja- ja asiakasrekisteriseloste

1. YLEISTÄ

Avans / Ota-Tuote Oy (jäljempänä ”Yhtiö” tai ”Me”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme asiakasrekisteriimme (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saa sähköpostitse osoitteen info@otatuote.fi kautta. Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.5.2018.

2. REKISTERINPITÄJÄ

Nimi: Avans / Ota-Tuote Oy Osoite: Hämeentie 155 B, 00560 Helsinki Puhelin: 09-5499 2400 Y-tunnus: FI03002925

3. KENEN HENKILÖTIETOJA KERÄÄMME?

Käsittelemme Rekisterissämme yritysten edustajien henkilötietoja.

4. MINKÄ TYYPPISIÄ HENKILÖTIETOJA KERÄÄMME?

Käsittelemme Rekisterissä seuraavia henkilötietoja: Perustiedot: • Etu- ja sukunimi • Asema yrityksessä • Puhelin tai Matkapuhelinnumero • Sähköpostiosoite • Muut asiakkaan palveluihin liittyvät identifiointitiedot

5. MISTÄ LÄHTEISTÄ HENKILÖTIETOJA KERÄTÄÄN

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään yrityksen yhteyshenkilöksi.

6. HENKILÖTIETOJESI KÄSITTELYN PERUSTE, KÄYTTÖTARKOITUKSET JA VAIKUTUKSET

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on rekisteröidyn edustaman asiakas- tai palveluyrityksen ja Yhtiön välisen asiakas- tai kumppanisuhteen hoitaminen ja ylläpito. Henkilötietojesi käsittelyllä voimme siis palvella sinua paremmin. Henkilötietojesi käsittelyllä ei ole osaltasi muita vaikutuksia.

7. HENKILÖTIETOJESI SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA SIIRROT KOLMANSILLE OSAPUOLILLE

Yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme voivat käsitellä henkilötietojasi vain lukuumme suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Voimme siirtää henkilötietojasi palveluiden tuottamiseen osallistuville kolmansille osapuolille, joita ovat yhteistyökumppanit ja alihankkijat, kuten: • Tieto- ja viestintäjärjestelmätoimittajat • Taloushallinto-, maksuväline- ja maksuliikennetoimittajat • Painopalvelut • Logistiikkapalvelut Varmistamme aina, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

8. HENKILÖTIETOJESI SIIRROT EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Asiakasrekisteriämme käsitellään ainoastaan Suomessa emmekä luovuta tietoja EU:n ulkopuolelle.

9. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMISEN PERIAATTEET

Peruste henkilötietojesi säilyttämiseen Rekisterissä on asiakas- tai kumppanuussuhteen voimassaolo. Avans / Ota-Tuote Oy säilyttää tiedot sovellettavissa olevien, lakisääteisten ja eettisten ilmoitusvelvollisuutta ja asiakirjojen säilyttämistä koskevien vaatimusten mukaisesti.

10. REKISTERÖIDYN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa: • saada tieto henkilötietojesi käsittelystä; • saada tieto omista tiedoistasi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot; • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; • vaatia henkilötietojesi poistamista; • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme (esim. suoramarkkinointi); • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Paperilla olevaa aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain työtehtävän edellyttämillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on tallennettu tietojärjestelmäämme, johon on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Avans / Ota-Tuote Oy:n henkilöstön osalta henkilötietojen käsittely ja asiakasrekisteriin pääsy edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus ja salasana annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeudet määrittelee rekisterin vastuuhenkilö yhdessä tietojärjestelmän pääkäyttäjän kanssa. Tiedot on suojattu tahalliselta ja tahattomalta tuhoutumiselta. Järjestelmän sisäiset tietoyhteydet on toteutettu suljetulla verkolla. Ulkopuoliset yhteydet on suojattu palomuurein. Suojaamme kolmansille osapuolille siirrettävät henkilötiedot rajoittamalla pääsyä tietoihin käytettävissä olevin keinoin. Pääsyoikeudet tietojen käsittelyyn kolmansien osapuolien järjestelmässä edellytetään annettavan tarveperusteisesti.

12 YHTEYDENOTOT

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: info@otatuote.fi tai soittamalla numeroon 09- 5499 2400.